Zostałeś poproszony o przesłanie skanu dowodu osobistego w formie elektronicznej lub papierowej? To sytuacja, z którą możesz się spotkać np. kiedy chcesz zarejestrować do celów podatkowych konto w Holandii lub Szwecji. Zastanawiasz się, jak bezpiecznie przygotować skan dokumentu? Podpowiadamy.
Po co jest potrzebny skan dowodu osobistego?
Skan dowodu osobistego jest wymagany przy dopełnianiu wielu formalności. Możesz oczekiwać żądania jego przesłania przy zdalnym korzystaniu z różnego rodzaju usług. Często taką prośbę zgłaszają np. banki i inne instytucje finansowe – np. kiedy ubiegasz się o pożyczkę albo zakładasz zdalnie rachunek rozliczeniowy.
Weryfikacji możesz też podlegać w urzędach – również tych poza Polską. Dobrymi przykładami „z naszego podwórka” są sytuacje, w których konieczne jest zarejestrowanie konta w Holandii lub w Szwecji dla celów podatkowych. Urzędy takie jak Belastingdienst czy Skatteverket będą chciały potwierdzić Twoją tożsamość – tak, aby mieć pewność, że pieniądze przesłane ze zwrotu podatku trafią do adresata.
Ubiegasz się o zwrot podatku z Holandii? Pomożemy Ci dopełnić wszystkich formalności i otrzymać należną kwotę – online i bez problemów!
Czy trzeba przekazać skan dowodu osobistego do Skatteverket albo Belastingdienst?
Jeżeli nie przekażesz skanu dowodu osobistego do wymienionych powyżej instytucji, możesz mieć problem z odzyskaniem należnych pieniędzy od fiskusa. Jeśli tego nie zrobisz na czas, będziesz oczekiwać na zwrot podatku znacznie dłużej.
Pamiętaj: dane będziesz przekazywać instytucji państwowej. Dlatego ryzyko, że trafią one w niepowołane ręce i zostaną wykorzystane na Twoją szkodę, jest znikome. Nie oznacza to jednak, że nie możesz zadbać o bezpieczeństwo ich przekazania – zarówno gdy to my pośredniczymy w kontakcie z urzędami, jak i kiedy działasz osobiście.
Czytaj też: Jak samodzielnie zarejestrować konto bankowe w Skatteverket?
Jak bezpiecznie przekazać skan dowodu osobistego do rejestracji konta w Holandii lub w Szwecji?
Zarówno Belastingdienst, jak i Skatteverket wymagają od osób, które chcą podać polskie konto rozliczeniowe, przekazania dokumentów w wersji papierowej. A to oznacza, że skan dowodu osobistego musi być wykonany właśnie w takim formacie – najlepiej, jeśli będzie to kolorowe ksero, na którym dobrze widać wszystkie dane.
Co zrobić, aby zadbać o bezpieczeństwo? Masz kilka opcji.
Dopisek na skanie o celu wykonaniu skanu dowodu osobistego
Na gotowym ksero dowodu warto umieścić wyraźny napis: „Use only to register a bank account for tax refund” („Do wykorzystania jedynie w celu rejestracji konta bankowego na potrzeby przekazania zwrotu podatku”). Taki dopisek wyraźnie wskazuje na to, w jakim celu został przygotowany skan. Stanowi to formę jego zabezpieczenia.
Zobacz też: Zgłoszenie polskiego lub innego konta bankowego do Belastingdienst
Anonimizacja danych wrażliwych
Urzędy w Szwecji czy w Holandii będą potrzebować tylko podstawowych danych, aby potwierdzić Twoją tożsamość. Dlatego możesz się pokusić o zasłonięcie danych wrażliwych. Chodzi tutaj np. o:
- nazwisko rodowe;
- imiona rodziców;
- datę urodzenia;
- płeć;
- miejsce urodzenia;
- zdjęcie.
Te pola dowodu osobistego możesz zasłonić – np. białymi kartkami lub „zamaskować” w programie graficznym typu Paint. Jednak zanim to zrobisz i wyślesz do nas skan, skontaktuj się, aby uzyskać pewność, że nie zakrywasz informacji, które będą potrzebne!
Dobre zabezpieczenie koperty i przesyłki pocztowej
Upewnij się, że bezpiecznie wysyłasz skan dowodu osobistego. Jeżeli robisz to w formie papierowej, pamiętaj o kilku zasadach.
- Sprawdź, czy koperta nie „prześwituje” – tak, aby na pewno nie było przez nią widać, że w środku znajduje się skan dowodu.
- Wyślij przesyłkę rejestrowaną, np. list polecony – dzięki temu będzie można ją śledzić i namierzyć, gdyby zaginęła.
- Dobrze zabezpiecz kopertę – upewnij się, że jest niezawodnie zaklejona.
- Dobrze zweryfikuj adres, pod który wysyłasz skan dowodu osobistego – sprawdź, czy na 100% się zgadza, aby przesyłka dotarła do właściwego adresata.
Jak bezpiecznie wysłać skan dowodu osobistego elektronicznie?
Przesyłasz nam skan dowodu cyfrowo? Zadbaj o zamaskowanie danych podobnie jak przy przesyłce tradycyjnej. O co również warto zadbać?
Jeżeli przesyłasz skan dowodu e-mailem, najlepiej przekaż go w formie zaszyfrowanego pliku. Jak to zrobić? Np. zapisz go w formacie PDF i zabezpiecz hasłem, aby osoba postronna nie była w stanie dostać się do Twoich danych. Natomiast instrukcje odnośnie do otwarcia przekaż innym kanałem – np. podaj je w trakcie rozmowy telefonicznej lub prześlij SMSem.
Warto też zabezpieczyć grafikę znakiem wodnym (można go dodać nawet w programie Word).
Podsumowując, jeżeli podejdziesz „z głową” do przygotowania skanu dowodu osobistego i zadbasz o to, aby przesłać go bezpiecznie, ryzyko, że Twoje dane wyciekną, jest minimalne.
Potrzebujesz pomocy przy rejestracji konta w Belastindienst lub w Skatteverket? Jesteśmy do Twojej dyspozycji. Zadbamy, aby cały proces odbył się szybko, a jednocześnie bezpiecznie. To możliwe!
